財團法人法律扶助基金會
Legal Aid Foundation
「日本司法支援中心防災·業務繼續計畫」之簡介與翻譯摘要
文／鄭文彥（法扶台南分會專員）
有鑑於去年(2023)土耳其震災、今年(2024)國內發生的0403花蓮震災的狀況，我們可以發現，公私部門就事前預防災難的準備措施，及遭遇災難時的緊急應對，將會是減少災害損失，與日後恢復運作的重要關鍵。
經查，我國目前訂有災害防救法、行政院內政部消防署的(風災震災火災等)災害防救業務計畫等，可供我國行政及消防單位依循辦理；但就司法領域方面而言，司法院及其所屬、以及律師公會等司法相關機構與單位，則似乎還沒有相對應的法規或防災計畫。
而以同樣常受震災所苦的日本為例，其法務省、最高裁判所等機關均訂有首都直下地震等對應業務繼續計畫。至於與我國法律扶助業務最為相關的日本司法支援中心(日本司法支援センター)，則訂有「日本司法支援センター 防災・業務継続計画」。因此後續由台南分會奕棋主任與筆者就該計畫進行了共同翻譯，以下謹就該計畫的編章重點進行摘要介紹。
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日本司法支援中心防災·業務繼續計畫之目的，在於對遭遇災害的中心本部、地方事務所等辦公處所於業務全部或一部停止的情況時，載明組織體制的整備、職員的行動、以及業務繼續計畫。此處所指的業務繼續計畫，是指事先制定當遭遇災害致使人的、物的資源受到限制的狀況下，妥適進行災害對應等業務的計畫。該計畫大致分為2大部分，分別是「防災編」與「應對編」。
一、防災編：
第1、防災體制的整備
- 指定防災負責人(由各課室主管擔任)。
- 建立緊急聯絡體制(包括設置設置由本部總務課長和副課長負責的「災害資訊聯絡窗口」、整備記載有所屬職員緊急聯絡方式的緊急時連絡並佈達周知、登錄確認安危服務的緊急聯絡方式、在住家離事務所較近的職員當中指定「事務所狀況確認負責人」、由本部總務課整備「資訊聯絡負責人名冊」等)。
- 防災組織(根據消防法制定之消防計畫所編制的自衛消防隊來組成「自主防災組織」)。
- 災害對策本部(由本部的理事長、常務理事、事務局長、各部長及副部長、各課室主管即防災責任者等人員構成「災害對策本部」)。
- 指定緊急優先業務承辦人及代理人(由負責緊急優先業務的科室主管指定緊急優先業務的負責人和代理人員)。
第2、緊急用品的準備
- 電力（應準備多個照明器具以照明夜間的專用區域）。
- 水及食物（應先行預備職員人數約3 日左右活動所必要的飲水、食物、便攜式馬桶與其他必要的物資）。
- 事務用品等的預先安排（應儲備至少相當於一週以上使用量的影印紙、碳粉等辦理業務所必要的辦公用品）。
第3、勤務環境的整備
- 確保辦公室的出入口（移動辦公室出入口附近的辦公傢俱，確保平時避難所需的空間）。
- 防止辦公器具家具及重物的傾倒掉落（固定可能傾倒的辦公傢俱、避免堆疊物品、將放置在辦公傢俱上方可能掉落的重物移動至較低位置等）。
- 保存緊急優先業務檔案（將緊急時優先業務的必要資料和資訊保存於電磁紀錄媒體和紙本檔案，相關人員應整備、共享緊急對應手冊）。
- 確保人員的休憩場所等（盡可能將會客室・各會議室等整理至可用以作為睡眠室及休憩場所使用的狀態）。
第4、教育及訓練
分發本計畫概要、建立職員間的聯絡機制、確認需要緊急集合職員的集合路線
鼓勵個人儲物櫃配備鞋子、衣服、飲水、防災食品、清潔用品、醫藥等防災用品，並定期進行本計畫相關的防災訓練。
二、應對編
在應對編當中，則分為本部與地方事務所發生事故時情形，包含：
第1、在本部發生事故的情況
1.初期應對
（1）事故在工作時間內發生時
- 1立即安全措施：以職員安全為優先考量，其後採取切斷可能發生火災的電源、燃料等防止火災措施（應在確認地震停止之後再進行），發生火災時應立即通報119。
- 2「自主防災組織」的初期應對：防災負責人（各科室長）須迅速指示自主防災組織實施初期應對措施（地震等情況時，則在確認地震已經停止後再進行）。
- 3受災資訊的收集及報告：
- 職員應確認其家人的安危情況，並向防災負責人報告。
- 對於不在場的職員，防災負責人應利用安危確認服務進行確認。
- 防災負責人在確保職員和來所者安全的前提下，應向「災害資訊聯絡窗口」（總務課）回報職員與其家人、以及來所者的安危情形，和辦公室的受災狀況。
- 「災害資訊聯絡窗口」應將收集到的資訊報告給理事長、理事和局部長。
（2）事故在工作時間外發生時
- 1職員安危確認：職員在震度6 以上地震時，應確認自己及家人的安危，並向防災負責人（各科室主管）報告。
- 2事務所受災狀況確認：事務所狀況確認負責人在完成職員安危確認後，應在確保自身安全的前提下，在可能的範圍內確認事務所的受災狀況，並向「災害資訊聯絡窗口」負責人報告。
- 3受災資訊的收集和報告：同事故在工作時間內發生時流程進行。
- 4緊急召集：包括緊急優先業務負責人及其代理人之緊急召集、災害對策本部成員之緊急召集、免除召集事由，以及其他職員的行動等內容。重點在於應考慮職員及其家人安危、事務所受災等狀況後聯繫實施。
2.設置災害對策本部
- 1設置：當本部事務所所在地發生震度達到6 級或以上的地震時，或與此相當之事由發生時，由理事長指示設置。
- 2任務：包含總務相關（災害對策本部營運、職員安全資訊、事務所災情和應急措施等）、人事相關（ 支援受災職員等）、業務繼續相關（與相關機關和部門聯繫等）、事務所復原相關（制定復原計畫等）。
3.實施緊急優先業務
（1）緊急優先業務的特定
- 1在發生災害後3 小時以內應進行的業務：事件記錄，事件相關資料等的保管確保
- 2在發生災害後1 日以內應進行的業務：掌握應緊急處理的案件、建立事務處理流程體制，以及建立與相關機關（最高法院、法務省、日本律師聯合會、日本司法書記聯合會等）的聯繫機制，並在災害影響相關的網站上公告。
- 3在災害發生後3 日以內應進行的業務：各種業務相關的查詢和回答等事務
- 4在災害發生後7 日以內應進行的業務：基於本部建物、設備等緊急修復的實施狀況和相關機關的復原狀況等，建立對於通常處理案件的事務處理流程和體制。
（2）緊急優先業務的實施
- 1緊急優先業務的進行：緊急優先業務負責人/代理人應在確保自身的安全，確認家人安危的前提上，再進行業務。而防災責任者（各課室主管）應就緊急優先業務進行狀況記錄、共享與報告。
- 2業務進行免除原因：同緊急召集免除事由。
- 3其他職員的行動：進行與緊急優先業務等相關的支援工作等。
4.員工是否返家或出勤的判斷
- 1職員的返家措施：得視情形以特別有薪休假等方式批准職員返家。
- 2返家困難者應對：
- 「災害情報聯絡窗口」為了防止車站擁擠的情況，應掌握交通工具的運行狀況並行周知。
- 如果因為交通中斷等原因，需要在司法支援中心待機的情況下，應考量本部建物的受災狀況等，原則上在所屬各科室等的事務室、接待室、會議室等地待機和住宿。
- 如果返家困難者數量眾多，或者交通中斷等問題持續很久之時，可引導前往廣域避難場所（新宿中央公園）進行安置。
- 3出勤的判斷等：如果職員的住所受到災害影響必須修復，或是因受災致出勤有顯著困難或有危險時，得批准特別有薪休假。
5.恢復通常體制及其後的處理
包含事務所的復原（需檢查查使用設備器具確認安全後再行使用）、恢復通常體制的判斷和周知、通常體制恢復後的處理（應迅速補充消耗的儲備物資等）。
6.在發布緊急宣言時的應對
包含東京都地域防災計畫應對、Harmony Square 共同防火・防災管理協議會協議事項應對、本部應對，如：採取防火措施、參考交通資訊分批下班、必要時停止服務等）。
第2、在地方事務所等發生事故的情況
初期應對與本部應對情形大致相同，而在本部設置「災害對策本部」後，應掌握優先業務的實施狀況等，包括各課室窗口負責人的決定・聯絡、聯繫發生事故的地方事務所、由「災害情報連絡窗口」掌握和報告受災資訊，以及在地方事務所業務縮小或停止時採取應對措施（如將相關業務移轉管轄至本部或其他地方事務所、網站揭露停止服務資訊公告、電話切換自動語音回覆等方式）。
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最後，由於地震、颱風都是我國常見的自然災害，甚至或有面對兩岸突發軍事危機等地緣政治風險的可能性存在，因此筆者建議應可參考國內外相關防災規定及應對計畫，擬訂我國法律扶助、乃至於司法體系的防災及災害應對措施，俾使萬一發生緊急狀況之時，得以依循因應來減少損失，並儘速恢復司法功能的正常運作。
參考網址
1.日本司法支援センター/総務・システム関係規程等一覧
https://www.houterasu.or.jp/houterasu_gaiyou/hourei_kitei/soumu_kankei.html
2.日本司法支援センター 防災・業務継続計画
https://www.houterasu.or.jp/houterasu_gaiyou/hourei_kitei/soumu_kankei.files/100862999.pdf